キャリカク一宮駅前

こんにちは、キャリカク一宮駅前の利用者「ファーストネームが K」 です。

企業のSNSやブログの運用などで、いつ何を投稿したかをスプレッドシートなどで管理することがありますが、定期的に同じ記事や画像などをアップロードしなければならないとき、手書きの管理表なら「同上」と書くところを、スプレッドシートなら関数 XLOOKUP（エックス・ルックアップ）が使えます。コピペでも対応できるので無理に関数を使うことはないのですが、個人的にはコピペより楽だったので、今回紹介しちゃおうと思います。

似た関数の VLOOKUP（ブイ・ルックアップ）で挫折しそうだという人は、気分転換にこの記事を読むといいかも😋

過去の私のブログ「ショートカットキー」でもぼやいていますが、病気のせいか加齢のせいか、複雑な作業だと途中でどこまでやったかわからなくなることが多々あります。しかしパソコン作業だと自動化または半自動化できるかもしれないので、日々の作業でGoogleスプレッドシートの関数を自分用業務アプリとして使っています。あくまで「自分用」で、その場しのぎの「業務アプリ」です。

電卓スプレッド　連載目次
～電卓から始まる編～
(1) はじまり・はじまり～👏
(2) 範囲で計算SUM系関数
(3) オートフィルで魔方陣
(4) ドル記号$で九九表
～自分用業務アプリ編～
(5) CONCATENATEで市場調査
(6) PROPER、SPLIT、TEXTJOINで名刺作成
(7) SUBSTITUTEで定型文作成
(8) XLOOKUPで業務管理 ← 今回

スプレッドシート（表計算）で表を検索（ルックアップ）する関数は複数あり、なかでも代表的で古くからあるものが VLOOKUP（ブイ・ルックアップ）なんですが、何年もスプレッドシート（表計算）を使いこなしている人でも、難しいからできれば避けたい関数の代表でもあります。私も人生で1回使って、二度と使いたくないと思いました🤭

XLOOKUP（エックス・ルックアップ）は、VLOOKUP でできることすべての代わりにはなりませんが、多くの場面で代わりに使え、しかも VLOOKUP よりははるかに習得しやすいと思います。VLOOKUP は敷居高いわ、って思った人は、まずは XLOOKUP から始めるといいかもしれません。

🔰👩‍🏫記事中の数式入力例をGoogleスプレッドシートで試したい人は、Googleドライブの「マイドライブ」フォルダに移動して [新規作成]→[Googleスプレッドシート] で自分専用のスプレッドシートで試すことができます。

⚠👨‍🏫記事中の数式入力例はGoogleスプレッドシートでしか試していませんが、マイクロソフトExcelでも似たような感じでできるはずです。

ステップ1：そもそもルックアップって何？

「ルックアップ」という言葉は「辞書で調べる」という意味で使われることがあります。辞書で何かを調べるときは、まず見出し語（コンピューター用語だとキー）を見つけて、そこに書かれている情報を得ることになります。

その類比で、スプレッドシートでルックアップする場合も、キーとなるデータが縦一列に並んでいたら、まず、探したいキーがある行を見つけて、その行からさらに欲しい情報を得ることになります。そのための関数が VLOOKUP だったり、XLOOKUP だったりします。

例えば、次の表を見てください（架空の何かの架空の投稿履歴です）。

「3回目に投稿した画像ファイル」をルックアップするなら、まず「No.」の列からキー「3」を見つけて、その行の「画像」の列から「dogu.png」という情報が得られます。

「7/20日の投稿は何回目？」をルックアップするなら、まず「投稿日」の列からキー「7/20」を見つけて、その行の「No.」の列から「5」回目という情報が得られます。

大事なことなのでまとめておきます。キーが縦方向に列になっている表の場合のルックアップは次の手順で行われます。

1️⃣見つけたいキーを決める。
2️⃣キーを（そのキーがあるはずの）列から検索する。
3️⃣キーがある行から知りたい情報のある列を検索する。

ちなみに、キーとなるデータは重複しないほうが理想なので、上の表だと「No.」の列と「投稿日」の列がキーだと何かと嬉しいです。というのも重複があっても、XLOOKUP も VLOOKUP も最初のキーまでしか見つけてくれないからです。例えば「土偶についての投稿は何日？」とルックアップしても、最初に見つかった投稿日（たぶん「5/20」）しか検索してくれないので、ご注意を😉

ステップ2：XLOOKUPを使ってみる

とりあえず次の表を、「No.」と書かれたセルが A1 の位置になるようにコピペするか打ち込んでください（コピペのときは Ctrl+Shift+V（値のみ貼り付け）が便利です）。

数式に第4回でも紹介したドル記号 $ がついていますが、いまのところ気にしなくていいです。とにかく、数式が書かれた C6 が、下の図のように「cat.png」と表示されることを確認してください。

この数式

XLOOKUP(2,A$2:A$5,C$2:C$5)

は、ステップ1で説明したルックアップの手順を踏まえると、次のように説明できます。

1️⃣第1のパラメーター「2」が見つけたいキーです。
2️⃣第2のパラメーターには、第1のパラメーターで指定したキー「2」があるはずの列 A$2:A$5（つまり列A）を指定しています。
3️⃣第3のパラメーターには、キーが見つかったときに得たい情報がある「画像」の列 C$2:C$5（つまり列C）を指定しています。

1個のキーと2個の列を指定すれば、二次元の表から1個のセルを絞り込めるというのが、XLOOKUP の機能です。

試しに第1のパラメーター、つまり見つけたいキーを1〜4の他の数字に変えてみて、画像ファイル名が変わることを確認してみてください（1〜4以外の数字だとエラーになることも確認してください）。

ちなみに A$2:A$5 や C$2:C$5 におけるドル記号 $ は、列方向（縦方向）にコピペをする際に、行番号2～5を固定してオートフィルを抑制するためにつけています。このブログ記事の説明の範囲ではこのドル記号 $ は必要ないのですが、実際の業務ではあったほうが便利です。オートフィルについては第3回、ドル記号 $ については第4回を参照していただけると嬉しいです。

ステップ3：XLOOKUPで「同上」

ステップ2で作った自分用業務アプリは、5回目の投稿に、過去4回のどの画像データを使おうか、というルックアップをしています。

でも、よく考えると、「画像」と「キャプション」はセットなので、両方同時に間違いのないようにコピーしたいです。手書きの管理表なら「No.2に同じ」とか「同上」とか、ひと手間で済むので、パソコンでも同じようになるべく手間を省きたい、と私なんかは思います。せっかく関数を使っていることだし😉

今回の問題設定だと、ステップ2までできていれば簡単に実現できます。さっきと同じように、次の表を、「No.1」と書かれたセルが A1 の位置になるようにコピペするか打ち込んでください。あるいは、さっきと数式のセル C6 だけ微妙に違うので、そこだけコピペして書き換えてみてください。

すると、下の図のように、「画像」の「cat.png」だけでなく、「キャプション」の「ミーアキャット」も同時に表示されているはずです。

セル C6 の数式は、ステップ2のときと違って、得たい情報の列をCとDの2列になるように、C$2:D$5 と指定しています（さっきは C$2:C$5）。次のように一文字しか違いません。

XLOOKUP(2,A$2:A$5,C$2:D$5)

念のため、ステップ1で説明したルックアップの手順を踏まえて説明すると、次のようになります。

1️⃣第1のパラメーター「2」が見つけたいキーです。
2️⃣第2のパラメーターには、第1のパラメーターで指定したキー「2」があるはずの列 A$2:A$5（つまり列A）を指定しています。
3️⃣第3のパラメーターには、キーが見つかったときに得たい情報がある「画像」と「キャプション」の2列 C$2:D$5（つまり列CとD）を指定しています。

ステップ2では、1個のキーと2個の列を指定して二次元の表から1個のセルを絞り込むのが XLOOKUP だと言いましたが、うまく範囲を指定すれば、このステップ3では、1個のキーと3個の列を指定して二次元の表から2個のセルを絞り込めることがわかると思います。

補遺

今回の XLOOKUP の使い方は、たいていの人ならコピペで十分な作業を自動化するものなので、関数を使うなんて、かえってわずらわしいと思うかもしれません。とはいえ、XLOOKUP の使い方の説明、あるいはそもそもルックアップって何なのかについての説明にはなってるんじゃないかと思います。

この「電卓から始まるスプレッドシート関数」シリーズは、とりあえず今回でひと区切りします。何かまたよさげなネタがあったら、ちょくちょくご報告できればと思います😉

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