「定型メールのひな形を作りたい」

こんにちは、キャリカク一宮駅前の利用者「ファーストネームが K」です。

以前このブログで「Googleドキュメントの使い方」と題して連載（？）してました。5月8日付の第4回が最後でした。最近、新しい技を覚えたので、連載再開です（もちろん次回は未定です😋）。

困ったこと、どうにかしたいこと

私は最近「施設外」に移ったのですが、それと同時に日報をGmailで送付することになりました。しかし、業務終了後の疲れ果てたときに、前日の送付済みの日報から宛先（To）とカーボンコピー（Cc）と本文をコピーして新しいメールにペーストして、一部を書き換えて・・・などとするのがたいへんでした。日報の本文に日付を入れなければならないというフォーマットも、私にとってはたいへんで、最初の週はずっと同じ日付のまま送付していました😢

調べてみると、Gmailにはテンプレート機能があるのですが、なんかめんどくさそうでした。もっと簡単な方法があるはずと、さらに調べてみたら、Googleドキュメントにも「メールの下書き」のためのテンプレート的なものがありました。

構成要素（ビルディング・ブロック）という機能のひとつなのですが、Gmailの「下書き」にまで変換してくれる機能もついていて、日報を書いて送付するだけなら十分用が足せるみたいだったので、紹介させてくださいませ（こういうのを書いてると自分の復習にもなるんです）。

「メールの下書き」要素を構成する

Googleドキュメントにおける「構成要素」は、一般的に「ブロック」とも呼ばれる文書を構成する要素のことです（英語ではビルディング・ブロックですが、直訳すると「積み木」です）。なので、文書全体のテンプレートではなく、ブロック単体のひな形を挿入することになります。

メニューバーから、「挿入→構成要素→メールの下書き」を選ぶと、「メールの下書き」のためのフォーマットのようなものが挿入されます。つまり、下の図のように、宛先や件名などの表と、メール本文を入力するための欄が挿入されます。

ちょっと注目してもらいたいのが、挿入したブロックの左上にあるアルファベットの「M」の形のアイコンみたいなものです。

この「M」をクリックすると、Gmailが起動しますが、メールがただちに送信されるわけではありません。このドキュメントに記入した宛先や件名、本文などがGmailの「下書き」に変換されるだけです。したがって、メールを送信するには起動したGmailの「送信」ボタンを押さなければなりません。

しかし、日報の送付くらいなら、私にはこれで十分です。起動したGmailの「下書き」をもう一度読んで、改めて送付するくらいがちょうどいいと思いました。

スマートチップで日付を挿入する

もうひとつの懸念は、本文中の日付を忘れずに更新しなければならないということでした。

Googleドキュメントは、本来文書作成のためのアプリなので、日付を自動的に更新させるような機能はありません。「文書」が勝手に書き換わるのはふつう困りますからね。自動更新はあきらめるとしても、手動更新を忘れにくくする工夫はしたいところです。とりあえずスマートチップという機能を見つけたので試してみることにしました。

本文中の日付を挿入したい位置にカーソルを置いて、メニューバーから「挿入→スマートチップ→日付」を選ぶと、下の図のように、グレーがかった日付が挿入されます。

日付を変更したかったら、この日付のスマートチップにマウスポインタ―を当ててみましょう。すると、次のようにカレンダー・アプリ（のインターフェース）が現れます。

カレンダー・アプリの日付の部分をクリックすれば日付を変えられます。右下に設定のためのアイコンも出てくるので、表示形式を「年月日」にするのか「月日」にするのかなども設定できます。

2か月くらいこのやり方を試してますが、日付の更新を忘れることはもうなくなりました。スマートチップの部分が目立つことはもちろん、宛先や件名、あるいは本文の形式をいちいちコピーしたりすることがないので、手順の複雑さが緩和されたからだと思います。

さいごに

メニューバーから「挿入→構成要素→もっと見る」を選ぶと、いろんなブロック（構成要素）のひな形が用意されていることがわかります。スマートチップも同様です。

そんなのを眺めているだけでも勉強になるように思います。いざというとき、あ、そういえば、そんな機能あったぞ、ってなるかもしれないからです👍

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