「ドキュメントタブと情報共有」

こんにちは、キャリカク一宮駅前の利用者 K です。

私は、このブログの原稿を書くのにも、ネタを整理するのにも、ワープロソフトの Google ドキュメントというウェブアプリを使っています。そこで、どんな感じで利用しているのか、何か便利な使い方だと思ったことを、発信していきたいと思います。

以前「Google ドキュメントの使い方 (1)」（4月8日付）で、スタイル機能を「文書の構造化」という考え方に結びつけて紹介しました。「ドキュメントタブ」機能は、さらに上を行って、「文書どうしの構造化」をするためのツールです。これによって、情報共有やアイデア整理がさらにやりやすくなります。今回は、このブログを書くのにスタッフさんとどのようにドキュメントタブを使って情報共有しているかなどを紹介します。

ドキュメントタブ

編集画面の左側のエリアを「サイドバー」と言います（下図参照）。

Google ドキュメントでは、そのサイドバーの名前がそもそも「ドキュメントタブ」ですね。ドキュメントタブ、あるいは単にタブとは、１つのファイルでタブ単位の文書を複数管理できるもの、という感じでしょうか。サイドバーの「ドキュメントタブ」という名前の右端にプラス記号（＋）があるので、それをクリックすると新しいタブを追加できます。下図のように、タブごとのメニューで「名前の変更」などの操作ができます。「絵文字を選択」でアイコンを変えるのもいいかもしれません。それぞれのタブの順序をマウスでドラッグ＆ドロップで入れ替えることもできます。

メニューのなかに「サブタブを追加」とか「指定要素内に移動」というのもありますよね。これによって、タブ自体を階層化することもできます。例えば下図のように、私はブログの下書き用に「下書き」という名前のタブを作って、そのなかにいくつかの下書き文書をサブタブにしています。

「下書き」タブのサブタブの名前が「下書き・・・」となっているのは、もともと階層化せずに下書きを書いていたのですが、完成しない下書きがたまっていったので、それらをまとめるために後から「下書き」タブを作ったということです。まあ、多少行き当たりばったりでもいいですよね😓

あとからサブタブにするには、「指定要素内に移動」メニューを使うか、マウスでドラッグ＆ドロップしてもできます。

情報共有

ウェブアプリなので情報共有にも使えます。

「下書き」タブなどは、私の作業用のタブです。完成した下書きは「下書き」タブの外に出して「原稿・・・」という名前に書き替えておく、という運用ルールを決めてあります。上図では「原稿「花便り」済」タブが３月１９日付ブログの原稿です。すると、スタッフさんがブログにアップしてくれる、ということになります（「済」はアップ済みという意味ですね）。

情報共有といっても、２〜３人のあいだでのやり取りなので、単純なものです。単に「原稿・・・」という名前のタブは共有タブで、それ以外は作業用タブですよ、ということです。